El Email nos hace improductivos

Una de las cosas que a lo largo del día nos quita más tiempo y nos hace ser menos productivos es el correo electrónico. Poco a poco vamos viendo como una herramienta que en principio nos era muy útil se convierte en algo que nos absorbe cada vez más tiempo en su gestión, cada vez es somos más conscientes de la difícil relación del correo electrónico y la productividad.

Reproduzco aquí un post genial sobre el email y la productividad de ThinkWasabi , blog de Berto Pena, un destacado especialista en Organización, Gestión Personal y Productividad

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Primer mandamiento; nos pagan por realizar nuestro trabajo y para ello nos dan una herramienta, el correo electrónico. No nos pagan por gestionar el correo electrónico. Con ello quiero decir que tener una bandeja de entrada con correos sin leer no es pecado. O mejor aún, no estar siempre con el correo abierto, no es necesario.

Se trata de ser prácticos y productivos. Muchas veces el correo electrónico no nos quita mucho tiempo, simplemente nos distrae de nuestra tarea principal, que al final del día es la que no ha avanzado en su propósito como debiera. Por eso una buena opción es no tener siempre abierto el correo, sino abrirlo cuatro, cinco o seis veces al día, en momentos determinados.

Ahí van algunos hábitos muy aconsejables:

1 Si tienes un problema, cambia algo ya
Si todos los días sufres el correo y se ha convertido en un verdadero agujero negro para tu Productividad, ¿a qué esperas para cambiar algo? Las cosas no se solucionan solas y mucho menos algo como el Email. Tienes que decidir e intervenir.
Hacer justo lo mismo que ayer y que anteayer no va a solucionar tu problema. Lo único que conseguirás es perpetuar tu estado de insatisfacción, ansiedad o incluso crisis. No hacer nada es la mejor fórmula para seguir sufriendo el Email.

2 “Emailear” no es tu trabajo
Es parte de tu trabajo, pero tu trabajo será otro distinto y desde luego mucho más importante. El Email, como tantas otras herramientas digitales es eso, una herramienta y nada más. Está ahí para ayudarte a conseguir cosas, a cerrar tareas, a generar resultados.
En una ocasión en una oficina de una conocida empresa de Internet escuché esto: “Qué bien, hoy casi no recibo emails… por fin puedo trabajar en paz”. ¿Pero cómo alguien puede permitir que el Email le marque su ritmo de trabajo o la planificación del día? Si tus esperanzas para tener un día productivo las depositas en recibir pocos mensajes, mal vamos.
Resulta esencial liberarnos de esclavitudes, sin duda, pero sobre todo distinguir nítidamente qué actividades y tareas son nuestro trabajo de verdad. Qué cosas me van a ayudar a mí a dejar huella y a generar resultados tangibles de verdad. El problema lo tenemos cuando creemos que contestando emails hacemos mejor nuestro trabajo o, peor, que es nuestro trabajo. Confundimos la carretera con el coche.

3 Cerrar tu Email no te va a matar
Cuando propongo a alguien que cierre su aplicación de Email y que sólo la abra dos o cuatro veces al día me miran como si fuera un pederasta o un terrorista. “¡Pero cómo osas decir tamaña blasfemia!”, parecen decirme.
Hay personas cuyo día y cuya actividad gira en torno a la aplicación de Email. Y si no la tienen abierta creen que se están perdiendo algo, que son malos trabajadores o que son improductivos (!). El problema no es tener abierta la aplicación sino que los mensajes que vas a ir viendo van a condicionar, limitar y debilitar tu atención, tu ritmo de trabajo y tu planificación.
Ciérrala ya mismo y reduce el número de veces que la abres. Verás que de forma sorprendente y sustancial tu concentración y tu capacidad de trabajo se multiplican.
Salvo que tu trabajo sea justo ése, tu trabajo NUNCA puede ser gestionar el Email.

4 ¿Desayunas cereales o emails?
Hay gente que lo primero que hace al levantarse (incluso de pie y en pijama) es ver cuántos y qué mensajes han recibido durante la noche. Prueba mañana mismo a romper con ese malísimo hábito que sólo consigue condicionar y desbaratar tu plan de trabajo para el comienzo del día.
Retrasa 45 minutos o una hora esa lectura de mensajes y ponte cuanto antes con la primera Tarea Clave del día. ¿De verdad no puedes contenerte y esperar una hora? Si lo haces verás que el mundo no se viene abajo y tendrás 60 minutos de absoluta tranquilidad y concentración para hacer y terminar una de las grandes tareas del día.
Prueba mañana mismo, no esperes, prueba a hacerlo así y luego me cuentas qué ha pasado, si un rayo te ha partido a la mitad o si ha sobrevenido una nueva glaciación. O si por el contrario has podido empezar el día con más control y relajación.

5 El arte de escribir correos
Es increíble ver lo mal que escribimos los emails. Y por dos motivos: primero porque es difícil y segundo porque nadie nos ha enseñado. Mis tres recetas favoritas para ser más eficaces y eficientes a la hora de redactar (una actividad que consume mucho más tiempo y energías de lo que parece):
Sé directo. No te enrolles, ni escribas el Génesis ni el Quijote. Vete al grano, sé conciso y hazlo ágil.
Sé preciso. ¿De verdad le estoy contestando lo que me pedía? ¿Tiene toda la información que necesita? Ser preciso, específico y explícito te ayudará a ti y los otros.
Cuida el “asunto”. Escríbelo tras escribir tu mensaje, del mismo modo que una noticia se titula tras ser redactada. Sé directo y preciso en el Asunto y te ayudarás a ti y a los otros.

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Fuente. ThinkWasabi

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